Der Weg vom SAP Enterprise Portal zur SAP Work Zone

Ob Sie Ihren Intranet-Content ansehnlich und modern präsentieren, kontextbezogen passende Absprünge auf Applikationen anbieten oder die Selbstorganisation der Mitarbeiter in kollaborativen Arbeitsräumen fördern wollen: All diese Features stehen nach dem initialen Setup der SAP Work Zone out-of-the-box zur Verfügung. Entsprechend schnell sind erste Nutzungsszenarien entworfen und im Unternehmen ausgerollt. Die Kehrseite besteht in der Begrenzung der Customizing-Optionen. Die SAP Work Zone ist ein Standardprodukt aus der Cloud, und so ist ihre Flexibilität im Hinblick auf Struktur, Aufbau und Erscheinungsbild begrenzt. Content, Anwendungen und Arbeitsbereiche sind hierarchisch gleichgestellt und stehen im Vordergrund. Keiner dieser Bestandteile ist aus der SAP Work Zone wegzudenken, und so ist es kaum empfehlenswert, auf die Plattform zu setzen, wenn nicht auch alle diese Kernbereiche genutzt werden sollen.

Mit dem UI Theme Designer lassen sich auf die Work Zone angepasste Custom Themes erstellen, welche zur Umgestaltung der Plattform im Sinne des Corporate Designs in den meisten Fällen vollkommen ausreichen. Auch die Ausgestaltung des Contents liegt vollständig in Ihrer Hand. Im Detail gibt es allerdings die eine oder andere Einschränkung: So besteht das Frontend der SAP Work Zone aus dem Core des früheren SAP Jam und der aufgesetzten SAP Fiori Shell Bar. Anpassungen am Design des Themes wirken sich größtenteils auf die Fiori Shell aus, welche maßgeblich den Header und einige standardisierte Gestaltungselemente ausmacht. Möchten Sie auch den Contentbereich entscheidend umgestalten, dann ist das nur via Custom-CSS möglich.

Auch die Anpassungsfähigkeit der Informationsarchitektur ist begrenzt: Die Content-Navigation ist zwar vollständig frei gestaltbar, ist allerdings selbst nur eine Subnavigation innerhalb der SAP Work Zone. Die Hauptnavigation mit Verlinkungen zu den wichtigsten Bereichen und Funktionen hingegen ist von SAP fix vorgegeben. Konfigurierbar ist hier nur das Ein- oder Ausblenden von "Mein Arbeitsbereich", der individuell vom jeweiligen Nutzer nach eigenen Wünschen gepflegt werden kann. Und wo wir gerade beim Content waren: Wenn Sie in Ihrem Enterprise Portal mehrschichtige Inhalte auf viele Navigationsebenen verteilt haben sollten, dann bedarf die Migration zur SAP Work Zone einer besonders durchdachten Planung. Denn die Content-Struktur erlaubt hier nur zwei Navigationsebenen, danach ist Schluss - zumindest mit offiziellen Mitteln. Aufgrund der tiefen Integration der kollaborativen Arbeitsbereiche bieten diese sich als Erweiterungsoption an, zumal sie zwei weitere beliebig pflegbare Navigationsebenen an den Start bringen. Mit dem integrierten Dokumentenmanagement und beliebig einsetzbaren Funktionalitäten wie Aufgabenlisten, Wissensdatenbanken oder Terminkalendern warten die Arbeitsbereiche ohnehin mit einigen schlagkräftigen Argumenten für eine intensive Nutzung auf.

Für alles und jeden die perfekte Lösung mag die SAP Work Zone also doch nicht sein - natürlich nicht, kein System ist das. Umso wichtiger ist es, das System im Hinblick auf die eigenen Anforderungen genau zu evaluieren. In diesem Zuge sind auch die Beweggründe der SAP für ihre Produktentscheidungen nachvollziehbar. Denn natürlich will man mit den beschriebenen potenziellen Fallstricken den Kunden nicht das Leben erschweren. Vielmehr sind sie Ausdruck eines konsistenten Produktdesigns, von dem man in Walldorf offensichtlich voll und ganz überzeugt ist. Die Benutzeroberfläche der SAP Work Zone setzt die Fiori-Designsprache fort und funktioniert, vor allem mit dem Fokus auf die Zusammenarbeit in kollaborativen Arbeitsbereichen - dem offensichtlichen Dreh- und Angelpunkt des Produkts. Wer im Portal nur top-down an die Mitarbeiterschaft kommunizieren möchte, ist hier also eher an der falschen Adresse. Für alle anderen ist die SAP Work Zone eine mächtige und sehr gut nutzbare Plattform für eine ganze Menge von Anwendungsfällen. Als echter Digital Workplace stellt sie alle im Arbeitsalltag relevanten Anwendungen bereit, spielt informativen Content aus und fördert die Zusammenarbeit in Teams sowie den Austausch zwischen den Mitarbeitern - und das alles nach Belieben rollenbasiert sowie personalisierbar.

Wie in allen Migrationsprojekten will der Umstieg aber gut geplant sein. Denn es gibt eben nicht den einen Migrationspfad vom SAP Enterprise Portal in die Cloud. So tun Sie gut daran, den aktuellen Lageplan Ihres Portals und der angebundenen Systeme genauestens zu analysieren und die wichtigsten Use Cases aller involvierten Akteure zu identifizieren. Ausgehend davon lässt sich dann ein individuelles Zielbild erstellen, das sich mit dem Feature-Set und den technischen Grundvoraussetzungen der SAP Work Zone abgleichen lässt.

Als langjähriger SAP-Partner und erfahrener Dienstleister rund um die Planung, Konzeption und Umsetzung von Portallösungen freuen wir uns, wenn wir Sie auf diesem Weg in die digitale Zukunft Ihrer Organisation begleiten können. Die Chancen stehen gut, dass die SAP Work Zone in dieser eine zentrale Rolle spielt. Und falls sie doch nicht die richtige Lösung sein sollte, sind passende Alternativen nicht weit. Wenn Kommunikation und Kollaboration zum Beispiel weniger im Fokus stehen, eignet sich auch ein zentrales SAP Launchpad als starke Basis für Anwendungen und Prozesse, mitsamt Integration von Business-Daten. Der VANTAiO Enterprise News Manager ist die optimale Lösung für News und Content und ergibt sowohl im Verbund mit dem Launchpad als auch mit der Work Zone ein potentes Gesamtpaket. Sprechen Sie uns gerne an.