SAP Build Work Zone:
Start, Standard oder Advanced?

Ein klassisches Problem von IT-Landschaften sind die sogenannten Silos oder Insellösungen. Diese Einzellösungen decken meistens nur einzelne oder einige wenige Anwendungsszenarien ab und stellen ein in sich geschlossenes System mit einer individuellen, proprietären Bedienoberfläche für die Nutzer:innen dar. Bei SAP-Kunden sind diese Systemlandschaften oftmals historisch gewachsen: Angefangen haben die meisten vor vielen Jahren mit einem SAP-R/3-System, das sich über SAP ECC hin zu einem SAP-S/4HANA-System entwickelt hat. Hinzu kommen vielfältige Kombinationen weiterer SAP- und Nicht-SAP-Systeme: Es wurde vielleicht ein CRM-System eingeführt, eine HR-Lösung, Software für das Supply Chain Management, gegebenenfalls ein SRM-System, eine Data-Analytics- bzw. Business- Intelligence-Software, ein Digital-Asset-Management-System, Projektmanagementtools, Collaboration Software, und vieles mehr. All diese Lösungen kommen nebeneinander zum Einsatz und bestehende On-Premise- Systeme werden immer häufiger durch modernere, cloudbasierte Lösungen abgelöst, sodass in den Unternehmen hybride Systemlandschaften betrieben werden, was grundsätzlich verschiedene Wartungsmodelle und Upgrade-Zyklen bedeutet. Die Mitarbeitenden in den Unternehmen, die oftmals an weltweit verteilten Standorten tätig sind, werden täglich mit all diesen Anwendungen konfrontiert und müssen sich mit den verschiedenen Bedienoberflächen der Lösungen auseinandersetzen. Hier kann man schnell den Überblick verlieren, wie die nachfolgende Abbildung anschaulich darstellt.

Kommt Ihnen das alles bekannt vor? Das ist wenig verwunderlich: So oder so ähnlich sieht unserer Erfahrung nach die übliche Systemlandschaft langjähriger SAP-Kunden aus. In dieser Situation, die meist über Jahre hinweg entstanden ist, ergeben sich zum einen ganz alltägliche, praxisrelevante Probleme für die Anwender:innen, zum anderen aber auch für die IT-Manager:innen im Unternehmen, die für den Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung der IT-Systeme und Lösungen verantwortlich sind. Typische Probleme heterogener Systemlandschaften sind:

• Es gibt keinen zentralen Einstiegspunkt für alle Anwendungen.
• Die verschiedenen Insellösungen erfordern unterschiedliche Bedienungsweisen, die nicht aufeinander abgestimmt sind.
• Häufig stellen Hersteller von IT-Lösungen zusätzlich zur Desktop-Applikation eine App bereit. So entsteht ein Wildwuchs an Apps im Unternehmen, die ebenfalls nicht aufeinander abgestimmt sind.
• Jede Software verwendet eine eigene Technologie zur Authentifizierung. Die Nutzer:innen müssen sich also mehrmals am Tag an mehreren Systemen anmelden (kein Single Sign-on).
• Es gibt oftmals keine übergreifende Suche, es muss in jedem System individuell nach den benötigten Daten gesucht werden.
• Es gibt keine zentrale Aufgabenverwaltung, in der alle zu erledigenden Aufgaben (z. B. Freigabe von Bestellungen, Rechnungsprüfungen, Urlaubsanträge, Vergabe von Berechtigungen etc.) zur effizienten Bearbeitung vorliegen. Stattdessen müssen die Anwender:innen verschiedene Anwendungs- und Workflow-Systeme bedienen, um ihre Arbeit im Kontext der Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erledigen.
• In den eingesetzten Anwendungssystemen gibt es typischerweise individuelle Konzepte für Benachrichtigungen. Die Anwender:innen müssen sich deshalb mehrfach täglich an verschiedenen Stellen informieren, ob neue, für ihre Arbeitsprozesse relevante Informationen vorliegen. Dies geschieht zusätzlich zu der Informationsflut, die außerhalb der Anwendungssysteme stattfindet, z. B. per E-Mail oder anderen Kommunikationssystemen.

Für die zuvor beschriebenen Problemstellungen in heterogenen Systemlandschaften wünschen sich Anwender:innen seit jeher einen zentralen Zugang im digitalen Ökosystem von SAP mit seinen zahlreichen Geschäftsanwendungen: alles unter einem Dach, egal, ob am Desktop, Tablet oder Smartphone. Diese digitale Anlaufstelle soll den SAP-Anwender:innen innerhalb und außerhalb der Organisation einen möglichst unkomplizierten Zugang zu den Systemen und Services ermöglichen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Als wichtigste Lösung für diesen Anwendungsfall hat sich in der Vergangenheit das SAP Enterprise Portal auf Basis der technologischen Plattform SAP NetWeaver etabliert. Ergänzt wurde dies durch die Möglichkeit, den Nutzer:innen klassische Inhalte eines Corporate Intranets bereitzustellen. Nicht ohne Grund ist das komfortabel den eigenen Anforderungen anpassbare SAP Enterprise Portal bis heute bei zahlreichen SAP-Kunden im Einsatz. Doch wer langfristig plant, weiß: SAP NetWeaver ist aufgrund des angekündigten Wartungsendes durch SAP im Jahr 2027 nur noch eine Lösung auf Zeit. Das on premise betriebene SAP Enterprise Portal ist damit ein Auslaufmodell.

Gerne wird auch das SAP Fiori Launchpad ins Spiel gebracht, das als Zugang zu den SAP-Anwendungen bereits häufig in SAP-Systemlandschaften eingesetzt wird. Das SAP Fiori Launchpad ist jedoch ein rollenbasierter Zugang für ein einzelnes SAP-S/4HANA-System (on premise oder in der Cloud), es ist nicht dafür konzipiert, mehrere, unterschiedliche Anwendungssysteme (SAP- und Nicht-SAP) zu integrieren und zu bedienen.

Für einen zentralen, systemübergreifenden Einstiegspunkt bietet SAP seinen Kunden vielmehr folgende cloud-basierte Lösungen an, die alle drei auf demselben technologischen Fundament entwickelt worden sind, auf Basis der SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Alle drei Lösungen ermöglichen es den Nutzer:innen, Applikationen, Prozesse und Inhalte aus den jeweiligen Anwendungssystemen zentral verfügbar und via Single Sign-On zugänglich zu machen – entsprechend ihrer Rollen und Berechtigungen im Unternehmen. Die Lösungen unterscheiden sich dabei in ihrem Funktionsumfang und haben unterschiedliche Lizenzmodelle. Die untenstehende Grafik zeigt das jeweils erweiterte Funktionsangebot der drei SAP Produkte zur Realisierung eines zentralen Einstiegspunktes in SAP Systemlandschaften im Überblick, das durch Upgrade bzw. Wechsel erreicht werden kann.

• SAP Start
• SAP Build Work Zone, Standard Edition
• SAP Build Work Zone, Advanced Edition

SAP Build Work Zone kann über den zuvor beschriebenen Einsatzzweck der zentralen Bereitstellung von IT-Applikationen und Inhalten für die Mitarbeitenden auch für andere Zwecke verwendet werden, beispielsweise für den Aufbau von Portallösungen oder speziellen Business-Sites. Typische Beispiele solcher Portallösungen sind: Kundenportale, Serviceportale, Händlerportale, Lieferantenportale, Behördenportale, Personalportale oder Reportingportale. Beim Aufbau und bei der Gestaltung einer entsprechenden Lösung mit SAP Build Work Zone stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung, die die typischen Anforderungen für den professionellen Betrieb von Unternehmenskunden abdecken.

SAP hat alle drei Lösungen auf demselben technologischen Fundament der SAP Business Technology Platform (BTP) entwickelt, mit der Intention, dass Kunden leicht mit Hilfe eines Upgrades auf die jeweils umfangreichere Lösung wechseln können und so zusätzlich benötigte Funktionen aktiveren können. 

In der nachfolgenden Abbildung 2 sehen Sie die Struktur der Anwendungshierarchie in einer typischen Systemlandschaft bei SAP Kunden anschaulich dargestellt. Die Anwender:innen können grundsätzlich weiterhin den direkten Zugang über die individuelle Produktstartseite wählen und im jeweiligen System arbeiten. Bei komplexeren Systemlandschaften empfiehlt es sich aber, den Mitarbeitenden einen systemübergreifenden Zugang zu ermöglichen, der alle erforderlichen Applikationen und Inhalte gemäß ihrer Rolle(n) im Unternehmen bereitstellt und die Bearbeitung ihrer Aufgaben und Geschäftsprozesse von zentraler Stelle aus möglich macht. Dieser zentrale Zugang wird durch SAP Build Work Zone in den Editionen Standard und Advanced bereitgestellt und kann individuell den Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Als kostenfreie Alternative bietet SAP das Produkt SAP Start an, das mit eingeschränktem Funktionsumfang als vorgefertigter zentraler Einstiegspunkt genutzt werden kann. SAP Start ist jedoch nur mit SAP-Cloud-Lösungen kompatibel und unterstützt keine kundenspezifischen Anpassungen oder Einstellungen.

Der Zugriff auf SAP Start oder SAP Build Work Zone ist sowohl über einen Webbrowser als auch über eine native Smartphone-App möglich. Der mobile Zugang ist dabei ein entscheidender Vorteil: Es wird nur eine einzige App benötigt, die den Mitarbeitenden im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden muss und über die die Authentifizierung und Zugriffssteuerung erfolgt. Für diesen zentralen mobilen Zugang setzt SAP langfristig auf die Lösung SAP Mobile Start, die als native App im Rahmen der Lizensierung von SAP Build Work Zone bzw. SAP Start bereitgestellt wird. Die App kann im Apple App Store und im Google Play Store heruntergeladen werden. Sie verfügt über einen Demo-Mode, um sich einen ersten Eindruck von der Funktionsweise der App zu verschaffen. Weitere Informationen zur mobilen Nutzung von SAP Build Work Zone finden Sie im Abschnitt "Mobiler Zugang".

SAP Start ist der seit Juli 2023 verfügbare, sofort einsatzbereite zentrale Einstiegspunkt von SAP, der auf der SAP Business Technology Platform läuft. SAP Start bietet Anwender:innen eine leistungsstarke und dennoch einfache Startseite, wenn sie nur Cloud-Lösungen von SAP einsetzen. SAP Start verwendet mehrere Services der SAP-Business Technology Plattform, u. a. die SAP Cloud Identity Services und bietet mit dem SAP Task Center eine zentrale Workflow-Inbox, um eine einheitliche, integrierte User Experience über das gesamte SAP-Cloud-Produktportfolio hinweg zu ermöglichen. 

SAP Start beinhaltet folgende Funktionen für die Anwender:innen:

• To Dos: Durch die Integration mit dem SAP Task Center stellt SAP Start Workflow-To-Dos aus allen integrierten SAP-Cloud-Systemen an einem Ort als Aktions- bzw. To-Do Karten bereit. Die Aufgaben sind nach Prioritäten geordnet, um eine optimale Unterstützung der täglichen Arbeit zu ermöglichen und schnell die Informationen bereitzustellen, die am dringendsten benötigt werden.
• Insights: Basierend auf ihren Rollen und Anforderungen werden den Anwender:innen auf der Startseite von SAP Start relevante Informationen und Inhalte in Form von sogenannten UI Cards angezeigt. Bei Erscheinen dieses Blogs umfasst SAP Start Insights von SAP S/4HANA Cloud, Public Edition und SAP SuccessFactors. Weitere SAP-Cloud-Produkte (insbesondere SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, SAP Ariba, SAP Concur, SAP Fieldglass) werden im Laufe der Zeit folgen.
• Suche: Suchen und starten Sie Anwendungen aus jeder angeschlossenen SAP-Cloud-Lösung. SAP Start merkt sich die am häufigsten genutzten Anwendungen. Darüber hinaus unterstützt die Suchfunktion das Starten einer Inhaltssuche in jeder der angeschlossenen Cloud-Lösungen, zum Beispiel, um einen Mitarbeiter in SAP SuccessFactors oder einen Kundenauftrag in SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, zu finden.
• SAP Joule ist bereits in SAP Start integriert.

Da SAP Start auf demselben technologischen Fundament wie die Standard Edition von SAP Build Work Zone entwickelt wurde, kann auch mit wenig Aufwand auf die Standard Edition gewechselt werden.

Abbildung 3: SAP Joule (zum Vergrößern auf das Bild klicken 🔍)

Während SAP Start ein vorgefertigter zentraler Einstiegspunkt ausschließlich für SAP-Cloud-Lösungen ist, ermöglicht SAP Build Work Zone bereits in der Standard Edition über den zentralen Zugriff auf SAP-Cloud-Anwendungen hinaus auch die zusätzliche Integration von SAP-on-Premise-Systemen, Eigenentwicklungen und sogar Drittanbieterlösungen. Vielen SAP-Kunden ist die Standard Edition bereits unter dem Namen SAP Launchpad Service ein Begriff, dies war der bisherige Name des Service der SAP BTP, bevor SAP diesen umbenannt und in die SAP-Build-Familie aufgenommen hat. SAP Build Work Zone, Standard Edition ist jedoch auch eine evolutionäre Weiterent- wicklung des SAP Launchpad Service. Vielen SAP-Anwender:innen sind die charakteristischen Kacheln des SAP Launchpad Service nur zu gut bekannt, denn bis zur Weiterentwicklung lag der Fokus vom SAP Launchpad Service allein auf den Anwendungen, die über ebendiese Kacheln gestartet und in Gruppen einsortiert wurden. Was sich im SAP Road Map Explorer recht unscheinbar als New Site Experience angekündigt hatte, wurde im Juli 2023 von SAP mit der Standard Edition zur Verfügung gestellt und bedeutete eine deutliche funktionale Aufwertung des bisherigen SAP Launchpad Service, die sich in erster Linie auf die Struktur und Inhalte auswirkt. Viele Kunden und Partner hatten lange auf diese neue Funktionalität gewartet, die bis zu dem Zeitpunkt nur mit der Advanced Edition von SAP Build Work Zone möglich war.

Sobald der Ansichtsmodus Spaces and Pages – New Experience in den Site- Einstellungen aktiviert ist, können Administrator:innen jetzt – zusätzlich zu den bisherigen Objekttypen – zwei neue Objekte erstellen: Bereiche (= Spaces) und Seiten (= Pages). Bereiche sind eigenständige Menüpunkte, denen eine oder mehrere Seiten zugeordnet werden. Die Seiten können mithilfe eines WYSIWYG-Editors in Abschnitte aufgeteilt werden, die wiederum in mehrere Spalten strukturiert werden können. Auf diese Weise entstehen rechteckige Bereiche bzw. Container auf einer Seite, in die UI Integration Cards, App-Kacheln oder vorkonfigurierter Business Content aus SAP-Lösungen eingefügt werden können. Die Zeiten von mit Kacheln überfüllten Launchpads sind damit vorbei. Das Erstellen und Bearbeiten von Spaces und Pages ist in der Standard Edition allerdings eine Arbeit, die nur für die Administratorinnen vorgesehen ist. Diese sind auch für die Konfiguration der Website-Einstellungen bzw. Eigenschaften verantwortlich. Abbildung 4 zeigt eine typische Startseite der SAP Build Work Zone, Standard Edition, in der jetzt auch Karten enthalten sind. Dank des integrierten UI Theme Designers erscheint die Benutzeroberfläche mit wenig Individualisierungsaufwand auch im gewünschten Corporate Design der Kunden.

Abbildung 4: SAP Build Work Zone, Standard Edition (zum Vergrößern auf das Bild klicken 🔍)

Die UI Integration Cards können genutzt werden, um beliebigen, personalisierten Content aus angebundenen Systemen direkt auf den Seiten anzuzeigen. Content Packages enthalten vordefinierte Zusammenstellungen von Cards, z. B. zur Integration verschiedener HR-Informationen aus SAP SuccessFactors. Wenn Sie komplett individuelle UI Integration Cards auf Basis Ihrer Anforderungen entwickeln, sind der Content-Integration nahezu keine Grenzen gesetzt: Ganz egal, ob es um ein einfaches Wetter-Widget, den aktuellen Kantinen-Speiseplan oder Corporate Content aus dem zentralen Content-Management-System geht.

Wenn Sie darüber nachdenken, SAP Build Work Zone in Ihrem Unternehmen einzusetzen, aber nicht den vollen Funktionsumfang der Advanced Edition benötigen, ist die Standard Edition mit den beschriebenen, neuen Möglichkeiten der New Site Experience eine durchaus attraktive Alternative.

Mit der Advanced Edition von SAP Build Work Zone bietet SAP einen zentralen Einstiegspunkt mit deutlich größerem Funktionsumfang auf Basis der SAP BTP an, der für eine Vielzahl von Anwendungsfällen die geeignete Plattform darstellt. Werfen Sie zunächst einmal einen Blick unter die Haube, dann stellen Sie fest, dass es sich bei der Advanced Edition von SAP Build Work Zone im Kern um eine historisch gewachsene Zusammenführung aus mehreren SAP-Produkten handelt. In einer Benutzeroberfläche und Navigation zusammengefasst ergeben sie eine ganzheitliche Plattform für einen modernen Digital Workplace. Dabei handelt es sich um den ehemaligen SAP Cloud Portal Service, mit dem vormals Content und Seiten erstellt werden konnten, und den ehemaligen SAP Launchpad Service für die Integration von Anwendungen und SAP Jam – die ehemalige Kollaborationsplattform von SAP. Der Fokus von SAP Jam lag vor allem auf der interaktiven Beteiligung und dem sozialen Austausch der Nutzer:innen. Durch die Anreicherung von Content und Anwendungen ergibt sich mit der Advanced Edition der SAP Build Work Zone nun ein umfassendes Gesamtpaket. Von der klassischen Inhaltsseite über die zielgenaue Integration von relevanten Applikationen und die Erweiterung um individualisierte UI Integration Cards bis hin zur aktiven Zusammenarbeit in Wissensdatenbanken, Dokumentenablagen oder Diskussionsforen lässt die Advanced Edition kaum Wünsche offen. Auch die Integration mit Lösungen von Drittanbietern, wie z. B. Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint Online, ist im Funktionsumfang der Advanced Edition enthalten.

Die Advanced Edition ist eine allumfassende Plattform mit deutlich mehr Funktionalität und Möglichkeiten als die Standard Edition. Sie bietet eine moderne und praxistaugliche Benutzeroberfläche, die ein einheitliches und effizientes Arbeiten im Kontext von SAP-Prozessen erlaubt: Anwender:innen haben einen zentralen Zugriff auf ihre Applikationen und Geschäftsprozesse und können darüber hinaus auf einfache Weise interagieren, zusammenarbeiten sowie Informationen und Dokumente austauschen. Abbildung 5 zeigt einen typischen Arbeitsbereich innerhalb der Advanced Edition, der mit einer individuell angelegten Menüstruktur und mehreren Seiten erstellt worden ist. Arbeitsbereiche können in der Advanced Edition zur Laufzeit von beliebigen Benutzer:innen angelegt werden und die gewünschten Personen, die in einem Arbeitsbereich mitwirken sollen, können einzeln oder als Gruppe eingeladen werden.

Abbildung 5: SAP Build Work Zone, Advanced Edition, Arbeitsbereich

Für ein derart mächtiges System sind Set-up und Onboarding dagegen geradezu überraschend eingängig: Für den Betrieb der Advanced Edition von SAP Build Work Zone ist die Lizenzierung und Aktivierung eines einzigen Service auf der SAP BTP notwendig. Anschließend ist die Lösung bereits out of the box lauffähig. Die Anbindung und Authentifizierung von Benutzern und Gruppen aus dem jeweiligen Corporate Identity Provider des Kunden – z. B. einem Microsoft Entra Directory – lässt sich unkompliziert über die SAP Cloud Identity Services abbilden. Und auch ein Single Sign-on zu beliebigen Drittsystemen ist einfach herzustellen. So können Benutzer:innen im Handumdrehen aus der Advanced Edition von SAP Build Work Zone heraus Urlaubsanträge via SAP SuccessFactors einreichen oder auf Dokumente in Microsoft SharePoint Online zugreifen. Über den SAP Connectivity Service können insbesondere auch On-Premise-betriebene SAP-Backend-Systeme eingebunden werden.

Die Bearbeitungsfunktionen zur redaktionellen Pflege der Menüstrukturen, Arbeitsbereiche, Seiten und Seiteninhalte sind in der Advanced Edition deutlich umfangreicher und komfortabler ausgestaltet als in der Standard Edition. Während die Bearbeitung in der Standard Edition nur den Administrator:innen vorbehalten ist, ist sie in der Advanced Edition grundsätzlich für alle Benutzer:innen möglich. Die Pflege der Menüstrukturen geschieht hier über einen intuitiv bedienbaren Menü-Editor, mit dem bis zu drei Ebenen abgebildet werden können.

Die Bearbeitung von Seiten und deren Befüllung mit Inhalten ist ebenfalls über einen WYSIWYG-Editor komfortabel möglich, der auf jeder Seite per Klick auf das Stiftsymbol am rechten Bildschirmrand aktiviert werden kann, sofern die Berechtigung zur Bearbeitung für die betreffende Seite bzw. den Arbeitsbereich vorliegt (siehe Abbildungen 6 & 7). Abschnitte und Spalten können spielend leicht hinzugefügt werden, die Inhalte auf der Seite können via Drag-and-drop-Funktion in den Bereichen verschoben werden. Selbst Benutzer:innen, die nur gelegentlich redaktionelle Arbeiten mit der Advanced Edition von SAP Build Work Zone durchführen, brauchen sich keine Sorgen zu machen, Fehler zu verursachen. Dank der integrierten Versionsverwaltung können ältere Versionen der Menüstrukturen und der Seiten jederzeit wiederhergestellt werden. Zusätzlich bietet die Software eine Undo- und Redo-Funktion, die aus den Mircosoft-Office-Anwendungen bekannt ist und ähnlich arbeitet, was insbesondere Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse ein Gefühl von Sicherheit vermittelt.

Abbildung 6 & 7: Menü-Editor und Seitenbearbeitung in der Advanced Editon
(zum Vergrößern und Blättern auf das Bild klicken 🔍)

Eine besonders leistungsstarke und erwähnenswerte Komponente von SAP Build Work Zone, die exklusiv in der Advanced Edition verfügbar ist, sind die sogenannten Guided Experiences. Es handelt sich dabei um ein Low- Code-Werkzeug, mit dem alternativ zu den Widgets sogenannte Assistenten (Wizards) auf den Seiten hinzufügt werden können. Ein solcher Assistent ist ein strukturierter Prozess, der in mehrere Schritte eingeteilt ist und die Benutzer:innen durch verschiedene Aufgaben führt. Um einen Assistenten zu erstellen, wechseln Sie ganz einfach in den Bearbeitungsmodus der Seite, auf der der Assistent hinzugefügt werden soll. Wählen Sie dann das Plussymbol und anschließend über das Aufklappmenü die Funktion Assistent hinzufügen. Sie gelangen dann in den Bearbeitungsmodus des Assistenten und können diesen nach Ihren Vorstellungen gestalten und mit Inhalten versehen, wie beispielsweise Informationen zum Prozessschritt oder auch ganze UI Integration Cards, sowie Dokumente in den Assistenten integrieren. Abbildung 8 zeigt den Bearbeitungsmodus des Assistenten, hier am Beispiel Job Ticket beantragen.

Abbildung 8: Erstellen einer "Guided Experience" (zum Vergrößern auf das Bild klicken 🔍)

Nach der Fertigstellung des Assistenten zeigt sich das Ergebnis aus Sicht der Anwender:innen, wie in Abbildung 9 dargestellt. In diesem Beispiel wurde der Assistent auf der Seite Job Ticket im Arbeitsbereich Onboarding erstellt. Die Seite selbst liefert grundsätzliche Informationen und Ansprechpartner:innen zum Thema »Job Ticket«. Über den Assistenten ist es nun auch für die Anwender:innen leicht möglich, das Job Ticket auf Wunsch zu beantragen. Der Erstellungsaufwand für ein solches Dialog- und Interaktionsverfahren, das die Benutzer:innen Schritt für Schritt durch einen komplexen Prozess leitet, ist erstaunlich gering. Das gezeigte Beispiel kann mit nur wenigen Mausklicks implementiert werden.

Abbildung 9: Beispielassistent "Job Ticket beantragen" (zum Vergrößern auf das Bild klicken 🔍)

Die Advanced Edition von SAP Build Work Zone bietet also im Vergleich zur Standard Edition zusätzliche, erweiterte Funktionen für Content Management, Webinhalte, interaktive und ansprechende Arbeitsbereiche, Workflow-Erstellung mit Guided Experiences, einen erweiterten Menüaufbau und die einfache Integration mit Lösungen von Drittanbietern, wie z. B. Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint Online. Zusammenfassend erfüllt die Advanced Edition von SAP Build Work Zone eine ganze Menge Anforderungen rund um die Schlüsselthemen Content, Dokumente, Kollaboration und Anwendungen. Wichtig ist dabei zu wissen, dass es sich hier um eine standardisierte Lösung handelt: Alle Funktionsbereiche sind eng miteinander verzahnt und lassen sich zwar nach eigenen Wünschen konfigurieren, aber nicht in ihren Grundsätzen umgestalten oder »aufbohren«. Unserer Erfahrung nach ist die Advanced Edition der SAP Build Work Zone daher vor allem dann empfehlenswert, wenn alle ihre wesentlichen Features auch aktiv genutzt werden sollen. Wenn das Funktionsangebot und die eigenen Anforderungen zusammenpassen, ist das Gesamtpaket nahezu unschlagbar.

Eine übersichtliche Beschreibung der Unterschiede zwischen SAP Start, der Standard Edition und der Advanced Edition von SAP Build Work Zone finden Sie am Ende dieses Blogbeitrags.

Ein moderner digitaler Arbeitsplatz sollte selbstverständlich auch die Option des mobilen Zugriffs bieten. SAP Build Work Zone wird standardmäßig über einen Webbrowser genutzt und die darin befindlichen Inhalte werden abhängig von dem verfügbaren Platz des Browserfensters dargestellt. Sowohl die Webinhalte (UI Integration Cards, Content-Widgets etc.) als auch die in SAP Build Work Zone integrierten SAP-Applikationen (z. B. SAP-Fiori-Apps) sind in der Regel so gestaltet, dass sie sich automatisch unterschiedlichen Bildschirmgrößen und Auflösungen anpassen. Dieses Verhalten wird als responsiv bezeichnet. Wenn Sie also SAP Build Work Zone (Standard oder Advanced) oder die alternative Lösung SAP Start in einem Browserfenster geöffnet haben und das Browserfenster immer weiter verkleinern, können Sie beobachten, wie sich die dargestellten Inhalte und Elemente der jeweils neuen Größe des Fensters automatisch anpassen. Mit diesem responsiven Verhalten ist es grundsätzlich möglich, SAP Build Work Zone auch auf einem Smartphone zu verwenden – als sogenannte Web-App.

Eine Web-App ist nichts anderes als die Nutzung eines Browsers auf einem Smartphone, in dem ganz einfach die URL in die Adressleiste des Browsers eingegeben wird. Zur vereinfachten Eingabe kann die URL auch als App-Symbol auf dem Home-Bildschirm des Smartphones hinterlegt werden. Diese Art der mobilen Nutzung ist in der Regel mit Einschränkungen verknüpft, abhängig von dem auf Ihrem Smartphone verwendeten Browser.

Wenn der mobile Zugang via Web-App nicht ausreichend ist, können Sie seit 2021 die App SAP Mobile Start verwenden. Es handelt sich dabei um eine native mobile App, die den SAP-Anwender:innen als zentraler Einstiegspunkt für den Zugriff auf verschiedene Anwendungen und Inhalte dient. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung des Ziels, den Kunden das intelligente Unternehmen an die Hand zu geben.

Für die Advanced Edition von SAP Build Work Zone gibt es zum aktuellen Zeitpunkt außerdem noch die native App mit demselben Namen wie das Produkt, SAP Build Work Zone Advanced, die ebenfalls in den App-Stores heruntergeladen werden kann. Mittel- bis langfristig wird SAP diese App allerdings durch die native App SAP Mobile Start ersetzen. Wenn Sie also aktuell eine mobile Nutzung der Advanced Edition von SAP Build Work Zone in Erwägung ziehen, sollten Sie die App SAP Mobile Start ebenfalls in Betracht ziehen. Die Installation und Benutzung der nativen Apps (SAP Mobile Start und SAP Build Work Zone Advanced) ist übrigens denkbar einfach: Nutzer:innen müssen nur einen QR-Code mit ihrem mobilen Endgerät abscannen, der beispielsweise im Benutzermenü von SAP Build Work Zone eingesehen werden kann oder auch auf anderem Weg, z. B. per E-Mail, zur Verfügung gestellt werden kann, um die passende App zu installieren und eine Verbindung zu den Inhalten ihrer persönlichen SAP Build Work Zone herzustellen. Nach der erstmaligen Konfiguration und Benutzung kann die Authentifizierung dann auch über die oft in den Smartphones integrierten Sicherheitsmechanismen erfolgen, beispielsweise via Gesichtserkennung oder per Fingerabdruck, was für die Praxistauglichkeit und Akzeptanz eines mobilen Zugangs sehr wichtig ist.

In diesem Abschnitt werden die drei Optionen für einen zentralen Einstiegspunkt in SAP-Landschaften im Hinblick auf ihre Funktionalitäten zusammenfassend miteinander verglichen:

• SAP Start
• SAP Build Work Zone – Standard Edition
• SAP Build Work Zone – Advanced Edition

Ein individuelles Design ist sowohl in der Standard- als auch in der Advanced Edition von SAP Build Work Zone möglich, durch Nutzung des sogenannten UI Theme Designers. Über CSS sind darüber hinaus recht tiefgreifende Anpassungen möglich, ohne dass das vorgegebene SAP-Design grundlegend verändert werden kann. Ein einmal erstelltes Theme in der Standard Edition steht automatisch auch in der Advanced Edition zur Verfügung, sodass dieses bei einem Upgrade weiterverwendet und entsprechend ausgebaut werden kann. In SAP Start hingegen ist lediglich der Austausch des Headerbildes möglich, individuelle Themes dagegen nicht.

Die Navigation ist in der Standard Edition zum aktuellen Zeitpunkt auf maximal zwei Ebenen (Spaces und Pages) beschränkt. Diese können von den Administrator:innen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens individuell ausgeprägt werden. In der Advanced Edition sind drei Ebenen abbildbar, die mithilfe eines eigens dafür bereitgestellten Werkzeugs, dem Menü-Editor, nicht nur von den Administrator:innen gepflegt werden können, sondern auch von entsprechend berechtigten Redakteur:innen aus den Fachbereichen. Durch die Verwendung von Arbeitsbereichen kann die Navigationstiefe um eine weitere, vierte Ebene erweitert werden. Mit SAP Start ist keine Bearbeitung der Menüstrukturen möglich, diese werden über das Verfahren der sogenannten Content Federation aus den angeschlossenen SAP-Cloud-Systemen fest vorgegeben.

Bei der Seitenbearbeitung ist die Advanced Edition ebenfalls mit weitreichenderen Funktionen ausgestattet und insbesondere für die gelegentliche Benutzung auch für ungeübte Redakteur:innen geeignet. In der Standard Edition ist die Nutzung des Page Builders den Administrator:innen vorbehalten. Mit SAP Start ist eine Anpassung der Startseite nicht möglich, weitere Seiten sind mit SAP Start nicht vorhanden.

Auch hinsichtlich der Personalisierungsmöglichkeiten für die Nutzer:innen unterscheiden sich die Produkte deutlich: In SAP Start ist weder eine persönliche Seite noch eine Anpassung der Startseite möglich, während in der Standard Edition durch die Administrator:innen eine globale Startseite definierbar ist, die dann allerdings für alle Anwender:innen gleichermaßen bereitgestellt wird. Es soll in Zukunft jedoch auch in der Standard Edition möglich sein, eine persönliche Seite einzurichten. Die Advanced Edition bietet hier deutlich mehr Funktionalität: Es gibt für alle Anwender:innen einen eigenen Arbeitsbereich, der individuell für die Personalisierung von Apps, Cards und Content-Widgets genutzt werden kann. Darüber hinaus gibt es eine Bookmark-Funktion für Content und Dokumente.

Die Integration von Anwendungen und der rollenbasierte Zugriff via Single Sign-on sind grundsätzlich in allen Lösungsoptionen möglich, jedoch mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Bei SAP Start ist es nur möglich, cloudbasierte Applikationen von SAP zu integrieren, bei SAP Build Work Zone Standard und Advanced ist es zusätzlich möglich, auch On-Premise-Systeme von SAP zu integrieren, sowie Eigenentwicklungen, die z. B. auf der SAP BTP entwickelt worden sind. Benutzerabhängige Berechtigungen werden in allen drei Varianten berücksichtigt, sowohl mit SAP Start als auch in der Standard und in der Advanced Edition, so ist z. B. die Einblendung unterschiedlicher Kacheln auf den Seiten abhängig von Rollen und Berechtigungen möglich. Die beste Unterstützung für Drittanbieter ist in der Advanced Edition gegeben, z. B. durch die standardmäßige Integration von Microsoft Teams und SharePoint Online. In der Standard Edition ist eine Integration mit Drittanbietern ebenfalls möglich, allerdings ist hier die Entwicklung von eigenen UI Integration Cards erforderlich. Mit SAP Start ist eine Integration von Drittanbietern nicht möglich.

Eine vollumfassende globale Suche über alle angeschlossenen Systeme hinweg ist in keiner der Lösungsoptionen im Standard verfügbar, allerdings verfügt die Standard Edition über eine Suche nach den integrierten Anwendungsbezeichnungen und die Suche in der Advanced Edition enthält eine eigene Such-Applikation, die alle Inhalte innerhalb von SAP Build Work Zone berücksichtigt, nicht aber die Inhalte aus den angeschlossenen Anwendungssystemen. Über die Komponente Enterprise Search, die in jedem ABAP-basierten System verfügbar ist, kann jedoch über entsprechende Konfigurationsarbeit eine Suche über alle strukturierten Daten in den SAP- Anwendungen realisiert und diese in die Suchfunktion von SAP Build Work Zone integriert werden.

Der digitale Assistent Joule wird voraussichtlich früher oder später in sämtlichen SAP-Anwendungen Unterstützung leisten und ist heute bereits in einigen SAP-Systemen integriert. Innerhalb von SAP Build Work Zone ist die Integration in naher Zukunft geplant, mit SAP Start wird Joule bereits zusammen ausgeliefert. In der nachfolgenden Tabelle haben wir die verschiedenen Optionen eines zentralen Einstiegspunktes für SAP im Hinblick auf ihren Funktionsumfang noch einmal für Sie verglichen.

Legende:

✅ = vorhanden

🟡 = in Planung oder nur eingeschränkt verfügbar

❌ = nicht vorhanden